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Machen Sie Ihre E-Mail-Arbeit produktiver

TerraTec


Es ist in Ordnung,  Sie können es sagen. Sie hassen E-Mails. Sie ist ein riesiger Zeitaufwand, sie ist ineffektiv und durch ständige Unter-Machen Sie Ihre E-Mails effektiverbrechungen fühlen Sie sich wie angekettet an Ihren Schreibtisch. Es ist genug, um jemanden knurrig zu machen.

Aber Sie können das Problem abstellen und dafür sorgen, dass Ihre E-Mails wieder für Sie arbeiten. Dafür wurde das System eigendlich entwickelt. Lassen Sie das E-Mail-System nicht Ihren Boss spielen. Gewinnen Sie die Macht zurück.

Hier sind ein paar Tipps für Unternehmen, die dabei helfen sollen, wieder die Kontrolle über Ihren Posteingang zu übernehmen. Ich verspreche Ihnen, Sie können das.

Meistern Sie Ihr Email-Programm

Egal ob Sie in Ihrem Unternehmen mit Google Mail arbeiten oder eine Anwendung wie Thunderbird oder Microsoft Outlook verwenden, um das Beste aus Ihrem E-Mail-System heraus zu holen sollten Sie wissen, was Sie alles nutzen können. Was für Shortcuts existieren,  welche Plugins können Sie zur Erleichterung verwenden?

Es mag sich albern anhören, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich in die Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms einzuarbeiten, können Sie eine Menge Zeit sparen, sich besser  organisieren und die Dinge gehen einfach schneller.

Wenn Sie mit all diesen Dingen nicht vertraut sind sollten Sie noch heute damit beginnen, sich in die Möglichkeiten Ihrer E-Mail-Anwendung einzuarbeiten und alle ihre Möglichkeiten zu erlernen und zu nutzen. Sie werden über das, was es alles gibt, erstaunt sein.

Planen Sie Ihre E-Mail-Abrufe

Das ist ein fantastischer Weg, um nicht ewig abgelenkt zu werden und um nicht ständig neue E-Mails zu öffnen. Denn wenn Sie wissen, dass neue E-Mails im Postfach sind, werden Sie diese auch öffnen. Es stört den Arbeitsfluss wenn Sie dies ständig tun und beeinträchtigt andere Arbeiten in erheblichem Maße.

Stattdessen schließen Sie Ihre E-Mail-Anwendung und starten Sie sie nur dann, wenn Sie bereit sind und die Zeit haben, damit umzugehen. Manche Menschen rufen E-Mails nur 3 mal am Tag ab – zu Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und vor dem Arbeitsende.

Manchmal bedeutet das, dass Menschen ein paar Stunden warten müssen, um eine Antwort zu bekommen, aber es bedeutet auch, das Sie in der Lage sind, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren ohne ständig abgelenkt zu werden.

Verwenden Sie Filter

Ihr Posteingang wird mit einer Vielzahl von Nachrichten gefüllt. Es gibt Rechnungen, Kontaktformulare, Mitarbeiterfragen, Lieferantenprobleme, Newsletter, persönliche E-Mails, Groupon-Angebote, Social-Networking-Nachrichten, usw..

Zur besseren Verwaltung der Eingänge in Ihrem Postfach können Sie Filter einrichten, um automatisch sortieren zu lassen und dadurch besser mit den Nachrichten umgehen zu können. Durch das Erstellen von Filtern können Sie die Kontrolle zurück gewinnen und lassen Ihre E-Mails wieder für Sie arbeiten.

Verwenden Sie Erweiterungen & Apps

Je nach Programm und / oder Browser, den Sie verwenden, werden Sie in der Lage sein, verschiedene E-Mail-Anwendungen herunterladen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Diese Anwendungen können so einfach sein wie Google´s Peoples Widget, welches Ihnen Informationen über die Leute, mit denen Sie kommunizieren, gibt, oder etwas wie TextExpander, mit dem Sie sich eine Menge an Tastatureingaben sparen können.

Diese einfachen Add-ons können häufige Aufgaben automatisieren, so dass Sie Ihre knappe Zeit nicht für Routinetätigkeiten verschwenden müssen.

Lesen & Antworten

Sobald Sie eine E-Mail geöffnet haben tun Sie etwas mit ihr. Sammeln Sie E-Mails nicht wie schlechte Gewohnheiten. Wenn Sie auf die Nachricht in weniger als fünf Minuten reagieren können, tun Sie es sofort und arbeiten dann weiter. Wenn Sie die Beantwortung an jemand anderen delegieren können, leiten Sie die E-Mail weiter.

Wenn Sie keine Zeit haben oder Sie nicht bereit sind, darauf einzugehen, verwenden Sie eine Anwendung wie Boomerang oder NudgeMail um Ihre Antworten dann zu senden, wenn Sie die Zeit dafür haben. Was Sie nicht tun sollten, ist Ihr Postfach als Lagerraum zu nutzen.

Die Betreff-Zeile

Wenn Sie E-Mails versenden, leisten Sie auch Ihren Beitrag, um dem Empfänger zu helfen. Bevor Sie Ihre Mail absenden sollten Sie auf Ihre Betreffzeile schauen und sich fragen, ob sie so klar und hilfreich wie möglich ist. Ist zu lesen: “Gefallen” oder  “Brauchen Sie Hilfe beim Vorschlag von Freitag “? Die erste Betreffzeile ist einfach zu ignorieren und bietet keine schnelle Information. Letztere lässt Sie wissen, was zu erwarten ist und worum es geht. Welche würden Sie lieber erhalten?

Fazit: Mit etwas Organisation und Selbstdiziplin wird die E-Mail von ihrem Schrecken als Störer und Belästiger befreit. Sie wird wieder zu dem zuverlässigen Arbeitspferd als das sie ursprünglich entwickelt wurde. Sobald Sie sich aus der “Sklaverei”der E-Mails befreit haben werden Sie Ihre Möglichkeiten wieder zu schätzen wissen. Bestimmen Sie über die E-Mail – nicht umgekehrt.

Haben Sie weitere Vorschläge zur Organisation von E-Mail-Abläufen? Wie sieht Ihre Organisation aus? Bitte nutzen Sie die Kommentarfunktion. Vielen Dank.

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